Quando si organizza una riunione una delle cose fondamentali è aver ben chiaro qual'è l'obiettivo finale e di conseguenza che tipo di incontro si desidera impostare.
Una riunione può essere delle seguenti tipologie:
- Informativa
- Decisionale
- Motivazionale
- Creativa
Lo scopo determina quale debba essere la tipologia della riunione stessa e quindi deve indirizzarne la preparazione e la decisione su chi debbano essere i partecipanti e con quali ruoli. Potrebbe essere controproducente organizzare un incontro con obiettivi di diversi tipologia, è sempre più opportuno mettere in sequenza riunioni differenti (Suggerimenti per organizzare riunioni produttive).
Riunione Informativa
Obiettivo: comunicare informazioni ai partecipanti.
Se l'unico obiettivo è quello di fornire informazioni, è sufficiente esporre a tutti una relazione o una presentazione facilmente comprensibile. Le migliori riunioni informative sono però quelle più interattive con i partecipanti. Maggiore è la partecipazione, maggiori sono la comprensione dei contenuti, la condivisione e la collaborazione futura dei partecipanti.
I principali aspetti da considerare per una riunione informativa sono:
- Chi fornisce le informazioni
- Chi sono le persone che devono recepire le informazioni
- In quale modo vengono fornite le informazioni (Comunicare in modo efficace: Logica Induttiva vs Logica Deduttiva)
- Anticipare ai partecipanti il materiale utile a comprendere le informazioni che verranno esposte
- Non leggere ma esporre il contenuto informativo
- Valutare eventuali informazioni alternative o collegate.
Riunione Decisionale
Obiettivo: prendere una decisione con la collaborazione dei partecipanti.
I partecipanti devono avere le informazioni necessarie per contribuire al processo decisionale, quindi devono arrivare alla riunione già informati in merito all'oggetto della decisione e su quale sia il processo per prenderla.
I principali aspetti da considerare per una riunione decisionale sono:
- Le informazioni propedeutiche vanno fornite in precedenza
- Deve essere noto chi è che prende la decisione finale
- Bisogna far partecipare tutti coloro che possono contribuire al processo decisionale
- A posteriori vanno informati tutti coloro siano interessati alla decisione presa.
Riunione Motivazionale
Obiettivo: ottenere collaborazione ed impegno dai partecipanti.
Gli incontri motivazionali sono utili per ottenere il massimo impegno da parte di tutte le persone coinvolte in un'attività comune. Per ottenere ciò è necessario utilizzare leve logiche ed emotive che abbiano presa sul gruppo.
I principali aspetti da considerare per un incontro motivazionale sono:
- Il relatore deve essere in grado di fornire una spiegazione logica ma soprattutto un messaggio motivazionale convincente
- Le persone chiave vanno coinvolte e motivate per prime.
Riunione Creativa
Obiettivo: generare idee per trovare la soluzione migliore.
Una riunione di Freewheeling/Brainstorming è più efficace e veloce se i partecipanti hanno avuto in precedenza modo di riflettere sull'argomento. La riunione va sempre guidata nel modo corretto altrimenti si rischia di avere dei buchi nel processo creativo di gruppo.
I principali aspetti da considerare per una riunione creativa sono:
- Chi deve essere coinvolto nella riunione
- Valutare sempre pro e contro di ciascuna idea
- Non fermare il processo creativo alla prima idea sufficientemente credibile
