Avete mai parlato di fronte ad una platea? Pensate sia facile parlare a tante persone? Credete che basti improvvisare a braccio ed essere spigliato? Che basterà parlare correttamente per essere capiti ed efficaci?
Beh, se così fosse state sbagliando di grosso, perché tenere una conferenza è una cosa difficile, che bisogna saper preparare, saper condurre ed essere pronti a gestire nel modo migliore altrimenti può rivelarsi addirittura un fallimento.
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Ciascuno di noi ha delle attitudini, delle cose che gli vengono più naturali rispetto ad altre.
Il talento conta anche nella capacità di comunicazione, un carattere più estroverso è sicuramente avvantaggiato rispetto ad uno più timido.
Una persona che ha la dote naturale di sapersi relazionare parte da una base migliore ma non è assolutamente sufficiente per essere convincenti di fronte ad una platea.
Anche il talento migliore ad un meeting o ad una convention rischia di fare una brutta figura se non applica le best practices di conferenza.
Un altro aspetto fondamentale è l'esperienza che, insieme al grado di preparazione ed all'affinamento delle tecniche, consente anche ai più introversi di potersi migliorare di volta in volta.
Una persona che ha la dote naturale di sapersi relazionare parte da una base migliore ma non è assolutamente sufficiente per essere convincenti di fronte ad una platea.
Anche il talento migliore ad un meeting o ad una convention rischia di fare una brutta figura se non applica le best practices di conferenza.
Un altro aspetto fondamentale è l'esperienza che, insieme al grado di preparazione ed all'affinamento delle tecniche, consente anche ai più introversi di potersi migliorare di volta in volta.
Vediamo quali sono i punti principali da curare.
Senza aver ben definito qual'è lo scopo finale probabilmente la conferenza non avrà una buona riuscita.
Non basta infatti aver individuato l'argomento (cosa scontata, altrimenti di cosa parliamo ?) ma è fondamentale anche predefinire cosa si vuole ottenere.
Facciamo un esempio, supponiamo che l'argomento sia un nuovo prodotto in uscita sul mercato.
Qual'è l'obiettivo della conferenza ? Che gli uditori dopo vadano a comprarlo oppure che pensino a come poterne ricavare del business ?
In dipendenza dal tipo di obiettivo che ci si pone la conferenza probabilmente dovrà essere impostata in modo diverso.
Avere sempre bene in mente cosa si vuole ottenere è un fattore determinante per riuscire a gestire al meglio una conferenza.
Cosa si aspettano dalla conferenza ?
Queste sono tutte domande che è sempre bene porsi prima di passare alla fase di preparazione.
In base al tipo di platea che si prevede è anche possibile che si debba rivedere l'obiettivo. Per fare un esempio paradossale, andreste voi a parlare agli eschimesi con l'obiettivo di farli interessare all'acquisto di frigoriferi ?
Perchè prepararsi
Come in tutte (o quasi) le cose, la preparazione è fondamentale.
Vi buttereste con il paracadute senza aver controllato l'attrezzatura ?
Il rischio che qualcosa vada storto sarebbe altissimo.
Andreste in giro a New York senza cartina alla ricerca dei negozi più famosi ?
Ci potrebbero volere mesi prima di trovarli per caso.
Andreste ad un esame senza aver studiato ?
Quasi sicuramente verreste bocciati.
Fareste un concerto senza mai averlo già preparato e provato con il gruppo ?
Sarebbe certamente una brutta figura.
Tutte le persone di buon senso, a maggior ragione se esperte, sanno che per ottenere un buon risultato non basta essere culturalmente adeguati ed a conoscenza dell'argomento, ma serve una preparazione specifica mirata al raggiungimento dell'obiettivo.
Molti pensano che preparandosi a fondo non sarebbero più spontanei e naturali ma non è così perché la preparazione non deve essere volta ad imparare a memoria, ma ad avere sempre presente dove ti porterà il discorso, a gestire la dialettica mantenendo il controllo della conferenza senza perdere il filo logico.
Seguire una traccia chiara predefinita è il metodo più sicuro per raggiungere l'obiettivo. L'oratore ha maggior efficacia quando, con una dialettica chiara che segue un percorso regolare, guida la platea all'obiettivo e non quando la obbliga a seguirlo in pensieri tortuosi improvvisati al momento.
Chi predilige l'improvvisazione lo fa sottovalutando che il più delle volte la geniale ispirazione del momento viene a mancare con conseguenze pessime. E' sbagliato affidarsi solo al talento, la differenza tra il successo ed il fallimento sta soprattutto in una preparazione accurata rispetto ad una superficiale.
E' quindi meglio organizzare in anticipo la scaletta della conferenza, il materiale ed i propri pensieri.
Come ci si prepara
La cose che quindi bisogna avere già fissato bene prima di preparare la conferenza sono:
A questo punto bisogna considerare:
in modo da poter scrivere una scaletta da seguire ed una traccia discorsiva che abbia un filo logico.
Particolare attenzione bisogna mettere nel pensare all'inizio ed alla fine della conferenza, cioè all'approccio con il pubblico ed alla conclusione che dovrà indirizzare la platea verso il vostro obiettivo.
Si deve preparare bene tutto il materiale necessario, ad esempio la classica presentazione powerpoint, materiale audio/video e tutto ciò che servirà per illustrare quello che si sta dicendo.
Da tenere in considerazione:
Una volta pronti, bisogna provare e riprovare la conferenza, inizialmente anche da soli e poi possibilmente facendosi ascoltare da qualcuno, per verificare i tempi di esecuzione (bisogna cercare di non sforare mai il tempo a disposizione) e se il percorso dialettico porta all'obiettivo nel modo desiderato.
Prepararsi agli imprevisti
Ulteriore aspetto sul quale bisogna prepararsi è quello degli imprevisti.
Farsi trovare pronti agli imprevisti sembra assurdo ma bisogna avere sempre in mente dei comportamenti tattici e delle risposte preconfezionate che ci consentano di riprendere il nostro percorso verso l'obiettivo.
Ad esempio:
Cosa devo fare se qualcuno interviene sviando il discorso ?
Come mi devo comportare in caso di domanda a cui non so dare una immediata risposta ?
Per casi come questi il suggerimento è quello di prepararsi a dare risposte tipo:
"Molto interessante, è un tema che potremo approfondire alla fine della conferenza",
"Grazie della domanda, prendo nota e le rispondo successivamente".
Preparare il proprio look
Nel presentarsi di fronte ad un pubblico per pochi minuti conta molto l'apparenza.
L'immagine di se stessi già fornisce un messaggio agli interlocutori prima ancora di parlare.
Quindi è importante valutare bene il look personale per essere adeguato all'evento ed al tipo di persone in platea.
Verificare visibilità e audio
Prima di cominciare verificate sempre se la vostra postazione è visibile e se l'audio è adeguato per far sentire la vostra voce in tutta la sala.
Stessa cosa per il materiale che avete portato, verificate che lo schermo di proiezione sia abbastanza grande e che le scritte siano leggibili dal pubblico.
Mostrare Entusiasmo
Una qualsiasi conferenza va affrontata sempre con entusiasmo, ostentando sicurezza verso la platea.
Se non date evidenza di crederci voi in quello che dite sarà impossibile essere efficaci verso il pubblico.
Le cose vanno dette con forza, è l'entusiasmo l'aspetto più importante per essere convincente.
Fare delle domande
Dopo aver salutato, iniziare facendo una bella domanda può essere la cosa migliore.
Ad esempio: "Avete mai sentito parlare di ......" oppure "Siete mai stati in....".
Non ci aspetta una risposta ma serve solo per introdurre l'argomento e contemporaneamente attirare l'attenzione rendendo il pubblico partecipe sin dall'inizio.
E' buona cosa fare domande di questo tipo anche nel proseguo della conferenza, in modo da mantenere alto il livello di coinvolgimento.
Usare il silenzio
Se vedete un pubblico distratto, che chiaccherando non presta troppa attenzione, il modo migliore per rimetterlo in riga è interrompere quello che si sta dicendo facendo silenzio.
Non cadete mai nell'errore di richiedere esplicitamente l'attenzione, vi distrarreste rispetto al discorso iniziato e creereste un rapporto conflittuale con gli interlocutori.
Il silenzio ha un potere molto forte, provate ad applicarlo.
Modulare la voce
Dosate il tono di voce, non deve essere ne troppo forte ne sussurrato. Va modulato in base all'argomento trattato ed al momento della conferenza.
Postura e contegno
Rivolgetevi anche fisicamente sempre verso la platea, guardate sempre il pubblico e non lo schermo di proiezione che probabilmente sta alle vostre spalle.
Muovetevi con disinvoltura, siate rilassati, non giocherellate nervosamente con qualche oggetto e non mettete le mani in tasca.
Seguire la traccia preparata
Articolate il discorso in modo chiaro secondo quanto stabilito, aiutandovi con il materiale che avete preparato (slide, immagini grafiche, video, oggetti).
Verificare l'effetto sugli ascoltatori
Osservate il pubblico e verificate sempre l'effetto che fanno le vostre parole ogni periodo.
Date al pubblico il tempo di valutare progressivamente quello che state dicendo.
Date i tempi giusti al discorso non parlando troppo veloce come una macchinetta.
Ripetere più volte i concetti più importanti
Nel corso della conferenza, ripetete più volte le cose che ritenete più importanti e che volete vengano assolutamente recepite nel modo corretto.
Mostrare sempre disponibilità
Abbiate un atteggiamento sempre simpatico e disponibile, ringraziate sempre il pubblico nelle fasi in cui è opportuno farlo e dichiaratevi sempre pronti a dare ulteriori chiarimenti rispondendo a domande durante o dopo la conferenza.
Non cadere in eventuali provocazioni
Se qualcuno vi interrompe, vi pone delle domande scomode o fa delle affermazioni che vi possono mettere in difficoltà (ad esempio: "non sono d'accordo, non è vero quello che dice") non perdete mai il controllo mettendovi in contrapposizione. L'obiettivo primario è quello di terminare la conferenza secondo la traccia stabilita.
In questi casi è opportuno utilizzare le frasi furbe che abbiamo preparate, tipo: "Grazie dell'intervento, sarà interessante confrontare le nostre diverse idee al termine della conferenza" oppure "Bella domanda, capisco che lei è molto competente, per darle una risposta più precisa c'è bisogno di aggiungere altre informazioni di dettaglio che saprò fornirle in seguito".
Bisogna tenere presente che spesso le persone intervengono, in modo provocatorio ed anche a sproposito, non perché abbiano effettivamente ragione di farlo, ma per dimostrarsi importanti e mettersi in luce nei confronti del resto del pubblico. Quindi la cosa migliore da fare è evitare di smentirli di fronte a tutti ferendo il loro ego, anzi bisogna ringraziarli per l'acutezza dell'intervento e rimandare il confronto alla fine (di rado poi vengono a chiedere effettivamente i chiarimenti).
Gestire le domande finali
Al termine è buona norma dedicare sempre qualche minuto alle Q&A (Questions and Answers), momento per le eventuali richieste di approfondimento.
Una conferenza deve rispettare i tempi stabiliti, quindi il suggerimento anche in questo caso è quello di rispondere in diretta nel caso sia possibile farlo in modo semplice e breve, rimandando quando invece per esporre dei concetti complessi servirebbe molto tempo.
Per questo motivo, contestualmente ai saluti (importantissimi), è sempre opportuno chiudere con un invito all'azione, esortando il pubblico a dare un seguito in prima persona.
Ad esempio:
"Ringrazio tutti, vi saluto ed invito a venire nei nostri negozi per provare il prodotto"
oppure
"Grazie per l'attenzione, un caloroso saluto a tutti, non esitate a telefonarmi o mandarmi un'email per avere ulteriori informazioni"
Questo serve anche per poter valutare il successo reale che ha avuto la conferenza, per cercare poi, in caso insuccesso, di prepararla meglio e correggere gli errori alla prossima occasione.
Tuttavia con l'esperienza si può migliorare la propria attitudine e con la preparazione si possono ottenere risultati sempre più positivi.
E' sorprendente quanto possa essere avvincente una conferenza tenuta da persone capaci.
Definizione dell'obiettivo
Forse è l'aspetto più importante perché da questo dipendono anche tutti gli altri.Senza aver ben definito qual'è lo scopo finale probabilmente la conferenza non avrà una buona riuscita.
Non basta infatti aver individuato l'argomento (cosa scontata, altrimenti di cosa parliamo ?) ma è fondamentale anche predefinire cosa si vuole ottenere.
Facciamo un esempio, supponiamo che l'argomento sia un nuovo prodotto in uscita sul mercato.
Qual'è l'obiettivo della conferenza ? Che gli uditori dopo vadano a comprarlo oppure che pensino a come poterne ricavare del business ?
In dipendenza dal tipo di obiettivo che ci si pone la conferenza probabilmente dovrà essere impostata in modo diverso.
Avere sempre bene in mente cosa si vuole ottenere è un fattore determinante per riuscire a gestire al meglio una conferenza.
Considerare il tipo di platea
Capire prima quale tipo di uditori ci troveremo davanti è alla base per poter programmare una conferenza al meglio.
Ci sarà un pubblico di esperti o di novizi riguardo all'argomento in questione ?
Per quale motivo seguiranno la conferenza ?
Qual'è il loro livello di interesse ?
Ci saranno interlocutori in grado di controbattere o fare domande scomode ?Ci sarà un pubblico di esperti o di novizi riguardo all'argomento in questione ?
Per quale motivo seguiranno la conferenza ?
Qual'è il loro livello di interesse ?
Cosa si aspettano dalla conferenza ?
Queste sono tutte domande che è sempre bene porsi prima di passare alla fase di preparazione.
In base al tipo di platea che si prevede è anche possibile che si debba rivedere l'obiettivo. Per fare un esempio paradossale, andreste voi a parlare agli eschimesi con l'obiettivo di farli interessare all'acquisto di frigoriferi ?
Preparazione
Come in tutte (o quasi) le cose, la preparazione è fondamentale.
Vi buttereste con il paracadute senza aver controllato l'attrezzatura ?
Il rischio che qualcosa vada storto sarebbe altissimo.
Andreste in giro a New York senza cartina alla ricerca dei negozi più famosi ?
Ci potrebbero volere mesi prima di trovarli per caso.
Andreste ad un esame senza aver studiato ?
Quasi sicuramente verreste bocciati.
Fareste un concerto senza mai averlo già preparato e provato con il gruppo ?
Sarebbe certamente una brutta figura.
Tutte le persone di buon senso, a maggior ragione se esperte, sanno che per ottenere un buon risultato non basta essere culturalmente adeguati ed a conoscenza dell'argomento, ma serve una preparazione specifica mirata al raggiungimento dell'obiettivo.
Molti pensano che preparandosi a fondo non sarebbero più spontanei e naturali ma non è così perché la preparazione non deve essere volta ad imparare a memoria, ma ad avere sempre presente dove ti porterà il discorso, a gestire la dialettica mantenendo il controllo della conferenza senza perdere il filo logico.
Seguire una traccia chiara predefinita è il metodo più sicuro per raggiungere l'obiettivo. L'oratore ha maggior efficacia quando, con una dialettica chiara che segue un percorso regolare, guida la platea all'obiettivo e non quando la obbliga a seguirlo in pensieri tortuosi improvvisati al momento.
Chi predilige l'improvvisazione lo fa sottovalutando che il più delle volte la geniale ispirazione del momento viene a mancare con conseguenze pessime. E' sbagliato affidarsi solo al talento, la differenza tra il successo ed il fallimento sta soprattutto in una preparazione accurata rispetto ad una superficiale.
E' quindi meglio organizzare in anticipo la scaletta della conferenza, il materiale ed i propri pensieri.
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| Image courtesy of KROMKRATHOG at FreeDigitalPhotos.net |
Come ci si prepara
La cose che quindi bisogna avere già fissato bene prima di preparare la conferenza sono:
- Argomento;
- Obiettivo;
- Tipo di platea (cosa interessa agli ascoltatori);
- Tempo a disposizione.
A questo punto bisogna considerare:
- quello che si ha da dire
- come si deve dirlo
in modo da poter scrivere una scaletta da seguire ed una traccia discorsiva che abbia un filo logico.
Particolare attenzione bisogna mettere nel pensare all'inizio ed alla fine della conferenza, cioè all'approccio con il pubblico ed alla conclusione che dovrà indirizzare la platea verso il vostro obiettivo.
Si deve preparare bene tutto il materiale necessario, ad esempio la classica presentazione powerpoint, materiale audio/video e tutto ciò che servirà per illustrare quello che si sta dicendo.
Da tenere in considerazione:
- le immagini sono più efficaci delle sole parole pertanto è opportuno rappresentare graficamente quanto più possibile;
- in un discorso paragoni ed analogie rimangono molto impresse e servono a far comprendere più facilmente l'argomento.
Una volta pronti, bisogna provare e riprovare la conferenza, inizialmente anche da soli e poi possibilmente facendosi ascoltare da qualcuno, per verificare i tempi di esecuzione (bisogna cercare di non sforare mai il tempo a disposizione) e se il percorso dialettico porta all'obiettivo nel modo desiderato.
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Prepararsi agli imprevisti
Ulteriore aspetto sul quale bisogna prepararsi è quello degli imprevisti.
Farsi trovare pronti agli imprevisti sembra assurdo ma bisogna avere sempre in mente dei comportamenti tattici e delle risposte preconfezionate che ci consentano di riprendere il nostro percorso verso l'obiettivo.
Ad esempio:
Cosa devo fare se qualcuno interviene sviando il discorso ?
Come mi devo comportare in caso di domanda a cui non so dare una immediata risposta ?
Per casi come questi il suggerimento è quello di prepararsi a dare risposte tipo:
"Molto interessante, è un tema che potremo approfondire alla fine della conferenza",
"Grazie della domanda, prendo nota e le rispondo successivamente".
Preparare il proprio look
Nel presentarsi di fronte ad un pubblico per pochi minuti conta molto l'apparenza.
L'immagine di se stessi già fornisce un messaggio agli interlocutori prima ancora di parlare.
Quindi è importante valutare bene il look personale per essere adeguato all'evento ed al tipo di persone in platea.
Gestione della conferenza
Di seguito alcuni suggerimenti da applicare nel corso della conferenza.Verificare visibilità e audio
Prima di cominciare verificate sempre se la vostra postazione è visibile e se l'audio è adeguato per far sentire la vostra voce in tutta la sala.
Stessa cosa per il materiale che avete portato, verificate che lo schermo di proiezione sia abbastanza grande e che le scritte siano leggibili dal pubblico.
Mostrare Entusiasmo
Una qualsiasi conferenza va affrontata sempre con entusiasmo, ostentando sicurezza verso la platea.
Se non date evidenza di crederci voi in quello che dite sarà impossibile essere efficaci verso il pubblico.
Le cose vanno dette con forza, è l'entusiasmo l'aspetto più importante per essere convincente.
Fare delle domande
Dopo aver salutato, iniziare facendo una bella domanda può essere la cosa migliore.
Ad esempio: "Avete mai sentito parlare di ......" oppure "Siete mai stati in....".
Non ci aspetta una risposta ma serve solo per introdurre l'argomento e contemporaneamente attirare l'attenzione rendendo il pubblico partecipe sin dall'inizio.
E' buona cosa fare domande di questo tipo anche nel proseguo della conferenza, in modo da mantenere alto il livello di coinvolgimento.
Usare il silenzio
Se vedete un pubblico distratto, che chiaccherando non presta troppa attenzione, il modo migliore per rimetterlo in riga è interrompere quello che si sta dicendo facendo silenzio.
Non cadete mai nell'errore di richiedere esplicitamente l'attenzione, vi distrarreste rispetto al discorso iniziato e creereste un rapporto conflittuale con gli interlocutori.
Il silenzio ha un potere molto forte, provate ad applicarlo.
Modulare la voce
Dosate il tono di voce, non deve essere ne troppo forte ne sussurrato. Va modulato in base all'argomento trattato ed al momento della conferenza.
Postura e contegno
Rivolgetevi anche fisicamente sempre verso la platea, guardate sempre il pubblico e non lo schermo di proiezione che probabilmente sta alle vostre spalle.
Muovetevi con disinvoltura, siate rilassati, non giocherellate nervosamente con qualche oggetto e non mettete le mani in tasca.
Seguire la traccia preparata
Articolate il discorso in modo chiaro secondo quanto stabilito, aiutandovi con il materiale che avete preparato (slide, immagini grafiche, video, oggetti).
Osservate il pubblico e verificate sempre l'effetto che fanno le vostre parole ogni periodo.
Date al pubblico il tempo di valutare progressivamente quello che state dicendo.
Date i tempi giusti al discorso non parlando troppo veloce come una macchinetta.
Ripetere più volte i concetti più importanti
Nel corso della conferenza, ripetete più volte le cose che ritenete più importanti e che volete vengano assolutamente recepite nel modo corretto.
Abbiate un atteggiamento sempre simpatico e disponibile, ringraziate sempre il pubblico nelle fasi in cui è opportuno farlo e dichiaratevi sempre pronti a dare ulteriori chiarimenti rispondendo a domande durante o dopo la conferenza.
Non cadere in eventuali provocazioni
Se qualcuno vi interrompe, vi pone delle domande scomode o fa delle affermazioni che vi possono mettere in difficoltà (ad esempio: "non sono d'accordo, non è vero quello che dice") non perdete mai il controllo mettendovi in contrapposizione. L'obiettivo primario è quello di terminare la conferenza secondo la traccia stabilita.
In questi casi è opportuno utilizzare le frasi furbe che abbiamo preparate, tipo: "Grazie dell'intervento, sarà interessante confrontare le nostre diverse idee al termine della conferenza" oppure "Bella domanda, capisco che lei è molto competente, per darle una risposta più precisa c'è bisogno di aggiungere altre informazioni di dettaglio che saprò fornirle in seguito".
Bisogna tenere presente che spesso le persone intervengono, in modo provocatorio ed anche a sproposito, non perché abbiano effettivamente ragione di farlo, ma per dimostrarsi importanti e mettersi in luce nei confronti del resto del pubblico. Quindi la cosa migliore da fare è evitare di smentirli di fronte a tutti ferendo il loro ego, anzi bisogna ringraziarli per l'acutezza dell'intervento e rimandare il confronto alla fine (di rado poi vengono a chiedere effettivamente i chiarimenti).
Gestire le domande finali
Al termine è buona norma dedicare sempre qualche minuto alle Q&A (Questions and Answers), momento per le eventuali richieste di approfondimento.
Una conferenza deve rispettare i tempi stabiliti, quindi il suggerimento anche in questo caso è quello di rispondere in diretta nel caso sia possibile farlo in modo semplice e breve, rimandando quando invece per esporre dei concetti complessi servirebbe molto tempo.
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| Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net |
Invito all'azione
Quello che accade a seguito della conferenza è la cosa più importante, rappresenta il risultato della conferenza stessa.Per questo motivo, contestualmente ai saluti (importantissimi), è sempre opportuno chiudere con un invito all'azione, esortando il pubblico a dare un seguito in prima persona.
Ad esempio:
"Ringrazio tutti, vi saluto ed invito a venire nei nostri negozi per provare il prodotto"
oppure
"Grazie per l'attenzione, un caloroso saluto a tutti, non esitate a telefonarmi o mandarmi un'email per avere ulteriori informazioni"
Questo serve anche per poter valutare il successo reale che ha avuto la conferenza, per cercare poi, in caso insuccesso, di prepararla meglio e correggere gli errori alla prossima occasione.
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Conclusioni
Parlare ad un pubblico non è facile, si può facilmente andare incontro a delle brutte figure anche se si stanno trattando argomenti sui quali si è molto competenti.Tuttavia con l'esperienza si può migliorare la propria attitudine e con la preparazione si possono ottenere risultati sempre più positivi.
Talento + Preparazione + Esperienza = Successo
Links consigliati
TED - Ideas worth spreading - Se volete imparare un po' dai maestri della conferenza, andate su ted.com, scegliete l'argomento, il video che più vi interessa e la lingua (è possibile selezionare anche i sottotitoli in italiano).E' sorprendente quanto possa essere avvincente una conferenza tenuta da persone capaci.
