lunedì 7 dicembre 2015

8 suggerimenti per organizzare riunioni produttive


Le riunioni sono una delle principali cause di perdita di tempo nelle attività aziendali.
Non tutte chiaramente, ma buona parte di esse sono mal impostate e quindi non produttive.
Uno studio americano ha stimato che, prendendo in considerazione il totale del tempo in cui le persone vengono coinvolte nelle riunioni,  il 50% sia inutile.

Da riunioni non efficaci perché organizzate male, inevitabilmente ne conseguono altre riunioni destinate a fare la stessa fine.
Tutto ciò per una azienda ha un costo diretto sulla produttività ed indiretto sugli aspetti economici (tempo sprecato = perdita di denaro).

Image courtesy of D.Castillo Dominici at FreeDigitalPhotos.net

Di seguito alcune direttive per impostare le riunioni in modo migliore. 

  1. Organizzare la riunione. Una riunione possibilmente va organizzata in modo non affrettato affinché si possano indirizzare bene i punti successivi. Convocarla senza avere le idee chiare può essere controproduttivo.
  2. Ridurre al minimo il numero di partecipanti. Non c'è bisogno di invitare tutte le persone interessate (stakeholders), ma solo coloro realmente necessari per indirizzare la decisione finale. Il pensiero degli altri può essere raccolto preventivamente via email o telefono.
  3. Comunicare gli obiettivi in modo chiaro. Fornire ai partecipanti, contestualmente alla convocazione alla riunione, una breve descrizione di quali sono gli obiettivi e cosa ci si aspetta da loro singolarmente, in modo che arrivino preparati.
  4. Fornire una agenda dettagliata. Se la riunione ha più argomenti di discussione è importante fornire preventivamente un ordine del giorno con i relativi orari. Questo permetterà alle persone di venire solo per la parte della riunione che è rilevante per loro. 
  5. Governare la discussione. E' fondamentale che ci sia una persona che coordini e governi con autorevolezza il dibattito, in modo da far focalizzare sempre i partecipanti sugli aspetti importanti e non perdere mai di vista gli obiettivi ed i tempi della riunione stessa.
  6. Definire le prossime azioni. Non terminare la riunione senza decidere quali saranno i prossimi passi da fare. E' fondamentale stabilire le azioni concrete da intraprendere e verificare che tutti i partecipanti le abbiano recepite.
  7. Rispettare gli orari previsti. Iniziare all'orario stabilito anche se qualcuno non è ancora arrivato. Segnalare a tutti quando il tempo sta per finire in modo da far pressione sulle persone per finalizzare le decisioni e definire i prossimi passi. 
  8. Limitare la lunghezza. Se una riunione è stata ben preparata è inutile farla troppo lunga dato che la gente si stanca, si distrae e c'è il rischio di prendere decisioni sbagliate. Piuttosto che farla durare troppo a lungo, se necessario è meglio pianificare un secondo incontro. 

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